ข้อมูล
ในหัวข้อ “ข้อมูล” นี้ใช้สำหรับการควบคุมการทำงานของโปรแกรมในส่วนต่างๆ และช่วยการจัดการเกี่ยวกับระบบการเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัยของโปรแกรม
รายละเอียดการใช้โปรแกรม
1. จัดระบบข้อมูล : ใช้ในการจัดเรียงแฟ้มดัชนี
-. หากท่านเลื่อนแถบสว่างมาที่ “YES” แล้วกดปุ่ม Enter โปรแกรมจะทำการจัดเรียงแฟ้มดัชนีข้อมูลให้ใหม่ เป็นการ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรม เมื่อโปรแกรมทำการจัดเรียงเสร็จแล้ว จอภาพจะกลับมาที่เมนูหลัก หากท่านเลื่อนแถบสว่างมาที่ “NO” แล้วกดปุ่ม Enter หรือ กดปุ่ม ESC จอภาพจะกลับมาที่เมนูหลักเช่นกัน
-. ท่านควรสั่งให้โปรแกรม “จัดระบบข้อมูล” เป็นประจำทุกวัน หรือทุกครั้งหลังจากเปิดเครื่องในกรณีที่มีการปิดเครื่องโดยไม่ได้ออกจากโปรแกรม
2. ลบข้อมูลบางส่วน : ใช้ในการลบข้อมูลที่ไม่ต้องการ
-. ข้อมูลที่ท่านได้บันทึกไว้ในโปรแกรมจะถูกเก็บสะสมไว้ หากปล่อยไว้นานจะทำให้การทำงานช้าลง “การลบข้อมูล” นี้จะเป็นการเลือกลบข้อมูลย่อยที่เป็นรายการที่ท่านไม่ต้องการออกไป โดยท่านสามารถเลือกลบบางหัวข้อและกำหนดวันที่ที่ต้องการเก็บข้อมูลไว้ หัวข้อใดที่ไม่ต้องการลบให้ตอบ “N” ส่วนหัวข้อใดที่ต้องการลบให้ตอบ “Y” โปรแกรมจะให้ท่านป้อนวันที่ที่เริ่มให้เก็บข้อมูลไว้ในเครื่อง จากตัวอย่างโปรแกรมจะลบคูปอง/บิลลูกหนี้ ที่เป็นข้อมูลก่อนวันที่ 1 มกราคม 2539 ดังนั้น คูปอง/บิลลูกหนี้ของวันที่ 31 ธันวาคม 2538 ย้อนไปจะถูกลบออก เมื่อโปรแกรมทำการลบข้อมูลเสร็จแล้ว จอภาพจะกลับมาที่เมนูหลัก หากท่านเลื่อนแถบสว่างมาที่ “NO” แล้ว กดปุ่ม Enter หรือ กดปุ่ม ESC จอภาพจะกลับมาที่เมนูหลักเช่นกัน
-. ก่อนจะทำการ “ลบข้อมูลบางส่วน” นี้ ท่านควรทำการ “สำรองข้อมูล” แล้วเก็บแผ่นบันทึกข้อมูลไว้ต่างหาก เพราะหากเกิดการผิดพลาด ท่านยังสามารถติดต่อให้ฝ่ายบริการช่วยเหลือท่านได้
3. รหัสผู้ใช้โปรแกรม : ใช้ในการกำหนดรหัสผ่านการใช้โปรแกรม
-. การกำหนด “รหัสผู้ใช้โปรแกรม” เป็นการกำหนดรหัสผ่านและความสามารถในการใช้งาน ท่านสามารถกำหนดให้กับพนักงานของท่านที่ได้รับอนุญาตให้เข้าสู่โปรแกรมได้แตกต่างกันตามความรับผิดชอบได้
กดปุ่ม Insert
-. กรณีท่านกดปุ่ม Insert โปรแกรมจะเพิ่มรหัสผู้ใช้โปรแกรมให้ท่าน 1 ชื่อ ให้ท่านป้อน “ชื่อในโปรแกรม” ความยาวไม่เกิน 10 ตัวอักษร ใช้ชื่อพนักงานก็ได้ จากนั้นให้ป้อนชื่อและนามสกุล ที่ช่อง “ชื่อ-นามสกุล” หากต้องการให้พนักงานรายนี้สามารถแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับการเริ่มต้นมิเตอร์หัวจ่ายได้ ให้ป้อน “Y” ที่ช่อง “ผู้จัดการ” เมื่อป้อนรายละเอียดแล้วจอภาพจะกลับมาที่เดิม
-. ให้เลื่อนแถบสว่างมาที่ชื่อของรหัสที่เพิ่มไปนี้ กดเครื่องหมายบวก “+” โปรแกรมจะให้ท่านป้อนรหัสผ่านที่ต้องการสองครั้ง เสร็จแล้วจอภาพจะกลับมาที่เดิม ให้ท่านกดเครื่องหมายตกใจ “!” โปรแกรมจะแสดงรายชื่อหัวข้อทั้งหมดของโปรแกรม หากท่านต้องการให้พนักงานรายนี้ใช้โปรแกรมข้อไหนได้ ให้ท่านเลื่อนแถบสว่างไปที่หัวข้อนั้น กดปุ่ม Enter หนึ่งครั้งจะปรากฎตัวอักษร “Y” ต่อจากหัวข้อนั้น แสดงว่าพนักงานรายนี้สามารถใช้งานข้อนี้ได้ หากท่านกดปุ่ม Enter อีกครั้ง ตัวอักษร “Y” นี้จะหายไป พนักงานรายนี้จะไม่สามารถใช้งานข้อมนี้ได้ ทำเช่นนี้จนตรงกับความต้องการของท่าน กดปุ่ม F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
-. โปรแกรมจะลบรหัสผ่านที่แถบสว่างอยู่นี้ออกไป ทำให้รหัสผ่านนี้ไม่สามารถใช้โปรแกรมได้อีก
กดปุ่ม Enter
-. โปรแกรมจะให้ท่านแก้ไขชื่อที่แถบสว่างนี้อยู่
กดเครื่องหมายบวก “+”
-. เมื่อต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านของชื่อที่แถบสว่างนี้อยู่ โปรแกรมจะให้ท่านป้อนรหัสเดิมที่ถูกต้องก่อน ท่านจึงจะสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านได้