สร้างระบบ Automate ด้วย Excel Macro !!
Excel Macro คือชุดคำสั่งหรือโปรแกรมเล็กๆ ที่ใช้ในการทำงานซ้ำๆ ใน Excel เพื่อให้การทำงานที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดย Macro สามารถบันทึกการกระทำต่างๆ เช่น การคำนวณ การจัดรูปแบบ การแก้ไขข้อมูล หรือการทำงานกับฟังก์ชันต่างๆ ของ Excel จากนั้นสามารถเรียกใช้ Macro นั้นเพื่อดำเนินการซ้ำได้ทันทีโดยไม่ต้องทำด้วยตนเองทีละขั้นตอน
ประโยชน์ของ Excel Macro
- ประหยัดเวลา
ลดเวลาในการทำงานที่ซ้ำซากและน่าเบื่อ เช่น การคำนวณหรือการจัดเรียงข้อมูล โดยบันทึก Macro ไว้ใช้ซ้ำได้ - ลดความผิดพลาดของมนุษย์
การทำงานอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่มนุษย์จะทำผิดพลาดจากการทำงานซ้ำๆ - เพิ่มประสิทธิภาพ
สามารถจัดการงานซับซ้อนใน Excel ได้ง่ายขึ้น เช่น การรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง การสร้างรายงาน หรือการวิเคราะห์ข้อมูล - การทำงานอัตโนมัติ
ทำงานที่ต้องทำเป็นประจำโดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง - ความสามารถในการปรับแต่ง
ผู้ใช้สามารถเขียนโค้ด VBA (Visual Basic for Applications) เพื่อสร้าง Macro ที่ซับซ้อนและปรับแต่งได้ตามต้องการ
การจัดเก็บ Macro
Macro ใน Excel สามารถจัดเก็บได้หลายที่ตามความต้องการในการใช้งาน:
1. Workbook เฉพาะ (This Workbook)
- Macro ที่จัดเก็บในไฟล์ Excel เดียวเท่านั้น จะถูกบันทึกไว้ใน workbook นั้นและสามารถเรียกใช้ได้เฉพาะในไฟล์นั้น สรุปคือ สร้าง Macro และเก็บไฟล์ข้อมูลเดียวกัน
2. Personal Macro Workbook (PERSONAL.XLSB)
- หากต้องการใช้ Macro ในทุก workbook ที่เปิด สามารถบันทึกไว้ใน Personal Macro Workbook ซึ่งเป็นไฟล์ซ่อนที่เปิดทุกครั้งที่เปิด Excel เมื่อบันทึก Macro ไว้ที่นี่ ผู้ใช้จะสามารถเรียกใช้ Macro ในไฟล์ Excel ใดๆ ก็ได้ ไฟล์นี้ จะอยู่ภายมนคอมพิวเตอร์ของผู้สร้าง Macro
3. ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งาน Macro (Excel Macro-Enabled Workbook .xlsm)
- หากต้องการแชร์ Macro กับผู้ใช้อื่นๆ หรือใช้ในโครงการเฉพาะ สามารถบันทึกไฟล์ Excel เป็นนามสกุล `.xlsm` ซึ่งจะเก็บ Macro ไว้ในไฟล์และสามารถนำไปใช้ต่อในเครื่องอื่นได้
4. Add-In (ไฟล์เสริม)
- สามารถบันทึก Macro ในรูปแบบ Excel Add-In (.xlam) เพื่อใช้ Macro ที่สร้างขึ้นซ้ำๆ ได้ง่ายในไฟล์ Excel อื่นๆ โดยการติดตั้ง Add-In นี้ใน Excel
การจัดเก็บ Macro ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้งานต้องการใช้ Macro นั้นบ่อยแค่ไหนและใช้ในไฟล์ใดบ้าง ข้อควรระวังคือ Macro อาจมีความเสี่ยงต่อความปลอดภัย เช่น หากมีผู้ไม่หวังดีสร้างโค้ดที่มีเจตนาร้าย ควรเปิดใช้ Macro เฉพาะจากแหล่งที่เชื่อถือได้
วิธีการใช้งาน Excel Macro เบื้องต้น
Macro ใน Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกและทำงานชุดคำสั่งซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานที่ต้องทำซ้ำหลายครั้ง เช่น การจัดรูปแบบเอกสาร การคำนวณ หรือการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ การเขียน Macro ทำได้ผ่านการบันทึกคำสั่งหรือการเขียนโค้ดด้วยภาษา VBA (Visual Basic for Applications)
วิธีใช้งาน Macro เบื้องต้น
1. เปิดการใช้งาน Macro
- คลิกที่แท็บ "Developer" (หากยังไม่มีให้เปิดใช้งานผ่านเมนู "Options" > "Customize Ribbon" แล้วติ๊กเลือก Developer)
2. บันทึก Macro
- ในแท็บ "Developer" คลิก "Record Macro"
- ตั้งชื่อ Macro (ควรตั้งชื่อที่จดจำได้ง่าย) และกำหนดคีย์ลัด (ถ้าต้องการ)
- เลือกตำแหน่งในการจัดเก็บ Macro (เช่น ในสมุดงานปัจจุบันหรือสมุดงานใหม่)
- กด "OK" เพื่อเริ่มบันทึก
3. ทำการบันทึกคำสั่ง
- หลังจากเริ่มบันทึก คุณสามารถทำการคลิกหรือพิมพ์คำสั่งต่าง ๆ ใน Excel ที่ต้องการให้ Macro ทำซ้ำ เช่น การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ หรือการฟอร์แมตเอกสาร
- เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้ไปที่แท็บ "Developer" และคลิก "Stop Recording" เพื่อหยุดบันทึก
4. เรียกใช้ Macro
- ไปที่แท็บ "Developer" และคลิก "Macros"
- เลือกชื่อ Macro ที่คุณต้องการเรียกใช้งานแล้วกด "Run"
ตัวอย่างการบันทึก Macro
หากคุณต้องการใช้ Macro ในการจัดรูปแบบข้อมูลในตาราง เช่น เปลี่ยนสีหัวตารางและตั้งขอบตาราง คุณสามารถบันทึกการกระทำเหล่านี้ และในครั้งถัดไปเพียงคลิก Macro คุณก็จะสามารถจัดรูปแบบได้ในครั้งเดียว ตัวอย่างการใช้งาน
- 1. บันทึก Macro ที่ชื่อ "FormatTable"
- 2. เลือกข้อมูลในตารางที่ต้องการ
- 3. เปลี่ยนสีหัวตารางเป็นสีที่ต้องการ
- 4. เพิ่มเส้นขอบให้กับตาราง
- 5. หยุดบันทึก Macro
- 6. เมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบใหม่อีกครั้ง ก็เพียงเปิดตารางใหม่ แล้วเรียกใช้งาน Macro "FormatTable"
บทสรุป Microsoft Excel Macro ช่วยให้การทำงานใน Excel มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดในกระบวนการทำงาน
