การใช้งาน Microsoft Word เป็นเรื่องที่พบเจอได้ทั่วไปในงานเอกสารต่าง ๆ แต่หลายคนอาจไม่ทราบว่ามีคำสั่งลับที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในการทำงานได้อย่างมาก การรู้จักคำสั่งเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น
- Format Painter
- Read Aloud
- Spike
- Split Window
- Smart Lookup
จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร ลดความยุ่งยากในการแก้ไข และเพิ่มความแม่นยำในการตรวจสอบ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถนำเสนองานอย่างมืออาชีพได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเครื่องมือเสริม การเข้าใจและใช้งานคำสั่งเหล่านี้จะทำให้คุณสามารถใช้ Microsoft Word ได้เต็มศักยภาพ ทำให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น
คำสั่ง Microsoft Word น่าใช้งาน
1. Format Painter (เครื่องมือคัดลอกรูปแบบ)
รายละเอียด
- Format Painter ช่วยให้คุณคัดลอกการจัดรูปแบบของข้อความ เช่น ฟอนต์ สี ขนาด และสไตล์ จากส่วนหนึ่งของเอกสารไปยังส่วนอื่นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องปรับแต่งใหม่ทุกครั้ง
วิธีใช้งาน
- เลือกข้อความหรือวัตถุที่มีการจัดรูปแบบที่ต้องการคัดลอก
- คลิกที่ไอคอน Format Painter ในแท็บ Home (ไอคอนจะมีรูปแปรงทาสี)
- ลากเมาส์ไปยังข้อความหรือวัตถุที่ต้องการให้มีรูปแบบเดียวกัน
2. Split Window (แยกหน้าต่าง)
รายละเอียด
- Split Window ช่วยให้คุณสามารถเปิดดูส่วนต่าง ๆ ของเอกสารพร้อมกันได้โดยการแบ่งหน้าจอออกเป็นสองส่วน ซึ่งเหมาะสำหรับการเปรียบเทียบหรือการแก้ไขเอกสารที่มีความยาวมาก
วิธีใช้งาน
- ไปที่แท็บ View แล้วคลิกที่ "Split"
- หน้าจอจะแบ่งออกเป็นสองส่วนโดยอัตโนมัติ
- คุณสามารถเลื่อนดูและแก้ไขเนื้อหาในแต่ละส่วนได้อย่างอิสระ
- ถ้าต้องการยกเลิกการแบ่งหน้าจอ ให้คลิก "Remove Split" ในแท็บ View
3. Spike (สไปค์)
รายละเอียด
- Spike เป็นฟีเจอร์ที่ให้คุณคัดลอกหลายส่วนของข้อความจากเอกสารหลายที่และวางลงในตำแหน่งใหม่ได้พร้อมกัน ไม่เหมือนการคัดลอกทั่วไปที่จะวางทีละส่วน
วิธีใช้งาน
- เลือกข้อความหรือกราฟิกที่ต้องการคัดลอก กด Ctrl + F3 เพื่อตัดข้อความไปยัง Spike
- ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่าจะคัดลอกส่วนที่ต้องการทั้งหมด
- เมื่อพร้อมวาง ให้กด Ctrl + Shift + F3 เพื่อวางเนื้อหาที่คัดลอกทั้งหมดจาก Spike ลงในตำแหน่งใหม่
4. Outline View (มุมมองโครงร่าง)
รายละเอียด
- Outline View ช่วยให้คุณสามารถดูโครงร่างของเอกสารในรูปแบบของหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและย้ายเนื้อหาในเอกสารขนาดใหญ่
วิธีใช้งาน
- ไปที่แท็บ View แล้วเลือก "Outline"
- ในมุมมองนี้ คุณจะเห็นเฉพาะหัวข้อของเอกสาร
- คุณสามารถคลิกที่เครื่องหมายบวก (+) หรือลบ (-) เพื่อย่อหรือขยายหัวข้อได้
- สามารถลากหัวข้อเพื่อจัดเรียงใหม่ได้อย่างง่ายดาย
5. Speak (อ่านออกเสียง)
รายละเอียด
- คำสั่ง Speak ช่วยให้คุณสามารถฟังข้อความที่เลือกจากในเอกสารได้ เหมาะสำหรับการตรวจสอบข้อความหรือการเรียนรู้ภาษาที่สอง
วิธีใช้งาน
- เลือกข้อความที่ต้องการให้ Word อ่านออกเสียง
- ไปที่แท็บ Review แล้วคลิกที่ไอคอน "Read Aloud" หรือ "Speak"
- Word จะเริ่มอ่านข้อความที่เลือกโดยใช้เสียงในระบบ
- คุณสามารถหยุดหรือควบคุมการอ่านด้วยปุ่มควบคุมที่ปรากฏบนหน้าจอ
6. Navigation Pane (บานหน้าต่างการนำทาง)
รายละเอียด
- Navigation Pane ช่วยให้คุณสามารถย้ายไปยังหัวข้อหรือส่วนต่าง ๆ ของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โดยการแสดงโครงสร้างเอกสารในรูปแบบของรายการหัวข้อ
วิธีใช้งาน
- ไปที่แท็บ View แล้วเลือก "Navigation Pane"
- บานหน้าต่างการนำทางจะปรากฏทางด้านซ้ายของหน้าจอ
- คลิกที่หัวข้อในบานหน้าต่างเพื่อไปยังตำแหน่งนั้นในเอกสารโดยตรง
- คุณยังสามารถค้นหาเนื้อหาภายในเอกสารได้จากบานหน้าต่างนี้
7. Quick Parts (ชิ้นส่วนด่วน)
รายละเอียด
- Quick Parts ช่วยให้คุณสามารถสร้างและบันทึกบล็อกข้อความหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ใช้บ่อยเพื่อนำมาใช้ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เช่น ลายเซ็น รูปภาพ หรือข้อมูลการติดต่อ
วิธีใช้งาน
- เลือกข้อความหรือวัตถุที่ต้องการบันทึก
- ไปที่แท็บ Insert แล้วคลิก "Quick Parts" จากนั้นเลือก "Save Selection to Quick Part Gallery"
- เมื่อคุณต้องการใช้ ให้กลับไปที่ Quick Parts และเลือกบล็อกที่คุณบันทึกไว้เพื่อแทรกลงในเอกสาร
8. Document Inspector (ตัวตรวจสอบเอกสาร)
รายละเอียด
- Document Inspector ใช้ตรวจสอบและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร เช่น ข้อมูลส่วนตัว ความคิดเห็น หรือการแก้ไข เพื่อป้องกันการเผยแพร่ข้อมูลที่ไม่ต้องการเมื่อแชร์เอกสาร
วิธีใช้งาน
- ไปที่แท็บ File > Info แล้วคลิก "Check for Issues"
- เลือก "Inspect Document" จากนั้น Word จะทำการตรวจสอบเอกสารและแสดงรายการข้อมูลที่ซ่อนอยู่
- คุณสามารถเลือกที่จะลบหรือเก็บข้อมูลเหล่านั้นได้ตามต้องการ
9. Shrink One Page (ย่อเอกสารลง 1 หน้า)
รายละเอียด
- Shrink One Page ช่วยลดขนาดเอกสารให้เล็กลงเพื่อให้เนื้อหาพอดีกับหน้ากระดาษโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบมากเกินไป เช่น ลดขนาดฟอนต์หรือปรับระยะห่าง
วิธีใช้งาน
- ไปที่แท็บ File แล้วเลือก "Print"
- ในหน้าต่าง Print Preview คลิกที่ "Shrink One Page"
- Word จะปรับขนาดเอกสารโดยอัตโนมัติให้พอดีกับหน้ากระดาษที่เลือก
10. Smart Lookup (การค้นหาอัจฉริยะ)
รายละเอียด
- Smart Lookup ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำหรือวลีที่เลือกจากอินเทอร์เน็ตได้โดยตรงภายใน Word ไม่ต้องออกจากโปรแกรม
วิธีใช้งาน
- เลือกคำหรือวลีที่ต้องการค้นหา
- คลิกขวาแล้วเลือก "Smart Lookup" ในเมนูที่ปรากฏ
- บานหน้าต่างด้านข้างจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อมูลที่ดึงมาจากอินเทอร์เน็ต เช่น คำนิยาม รูปภาพ หรือบทความที่เกี่ยวข้อง
บทสรุป คำสั่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถใช้งาน Microsoft Word ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มความสะดวกสบายในการจัดการเอกสาร
