Hotel Booking Engine คืออะไร

Hotel Booking Engine (เครื่องมือจองห้องพักสำหรับโรงแรม) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจองห้องพักในโรงแรมผ่านทางเว็บไซต์หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ บางคนก็อาจเรียกว่า Internet Booking Engine หรือเรียกย่อๆ ว่า IBE

ตัวอย่างฟังก์ชันของ Hotel Booking Engine

• การตรวจสอบความพร้อมของห้องพัก
• การเลือกประเภทห้อง
• การกำหนดวันเข้าพักและวันออก
• การชำระเงิน 
• ระบบการส่งอีเมลเพื่อยืนยันการจอง
• ระบบรับชำระเงินออนไลน์ (Payment Gateway)
• รายงาน

นอกจากนี้ ระบบ Hotel Booking Engine ที่ดี มักจะมีความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบการจัดการโรงแรม (PMS) ทำให้แผนกสำรองห้องพัก ไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลการจองของลูกค้า นอกจากนี้อาจรวมฟีเจอร์อื่นๆ เช่น การจัดการโปรโมชั่นและการวิเคราะห์ข้อมูลการจองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจโรงแรม

บทความนี้ จะมาแนะนำแนวทางในการเลือกใช้บริการ Booking Engine แบบจ่ายรายเดือน รายปี โดยปกติจะให้การให้บริการเช่าใช้ ไม่มีการขายขาด

วิธีเลือกใช้บริการ Hotel Booking Engine

1. ตรวจสอบความต้องการของโรงแรม

รายละเอียด: ก่อนที่จะเลือกเครื่องมือจองห้องพัก คุณต้องประเมินความต้องการของโรงแรมเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่เลือกสามารถตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ เช่น ขนาดของโรงแรม (จำนวนห้องพัก), รูปแบบห้องพักที่มี (ห้องเดี่ยว, ห้องคู่, ห้องสวีท), และปริมาณการจองที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

ตัวอย่าง: หากคุณมีโรงแรมขนาดเล็กที่มีห้องพักเพียง 20 ห้อง การเลือกเครื่องมือที่มีฟีเจอร์ขั้นพื้นฐานและราคาสมเหตุสมผลอาจเพียงพอ แต่ถ้าคุณมีโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีห้องพักหลายร้อยห้องและต้องการการจัดการโปรโมชั่นที่ซับซ้อน คุณอาจต้องมองหาเครื่องมือที่มีฟีเจอร์เพิ่มเติมและความสามารถในการปรับแต่งสูง

2. เปรียบเทียบผู้ให้บริการ

รายละเอียด: เปรียบเทียบผู้ให้บริการที่แตกต่างกันโดยพิจารณาจากหลายปัจจัย เช่น ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบการจัดการโรงแรม (PMS), การสนับสนุนหลายภาษา, การสนับสนุนระบบการชำระเงินออนไลน์, ราคา, และฟีเจอร์เสริมต่างๆ

ตัวอย่าง: คุณอาจพิจารณาเครื่องมือจองห้องพักจากผู้ให้บริการเช่น Travelanium, SiteMinder, หรือ Booksy. แต่ละผู้ให้บริการอาจมีฟีเจอร์ที่แตกต่างกัน ดังนั้น ควรตรวจสอบให้ดีก่อนการพิจารณา

3. การทดสอบระบบ

รายละเอียด: ใช้เวอร์ชันทดลอง (demo) ของระบบหรือทดสอบฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบนั้นตรงตามความต้องการของโรงแรม การทดสอบควรครอบคลุมการใช้งานทั้งด้านพนักงานและลูกค้า

ตัวอย่าง: ลองใช้ระบบจองห้องพักที่คุณสนใจเพื่อสร้างการจอง, ตรวจสอบความพร้อมของห้อง, และทำการชำระเงินผ่านระบบออนไลน์ ดูว่าเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่ เช่น ตรวจสอบว่าเครื่องมือสามารถรองรับการจองในหลายภาษาหรือไม่ และการจัดการการชำระเงินสะดวกหรือไม่

4. การฝึกอบรมและการสนับสนุน

รายละเอียด: ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีการฝึกอบรมพนักงานและการสนับสนุนทางเทคนิคอย่างไร เพื่อให้การใช้งานเครื่องมือจองห้องพักเป็นไปได้อย่างราบรื่น การฝึกอบรมที่ดีช่วยให้พนักงานสามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่าง: ผู้ให้บริการบางรายอาจมีการฝึกอบรมผ่านการสัมมนาออนไลน์หรือวิดีโอการสอน สำหรับการสนับสนุน อาจมีทีมช่วยเหลือลูกค้าทางโทรศัพท์หรืออีเมลในกรณีที่เกิดปัญหา เช่น ถ้าพนักงานไม่สามารถเข้าใช้ระบบได้หรือมีปัญหาเกี่ยวกับการจอง

5. การติดตั้งและบูรณาการ

รายละเอียด: เมื่อตัดสินใจเลือกเครื่องมือแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการติดตั้งและเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่ เช่น ระบบการจัดการโรงแรม (PMS) และระบบการชำระเงิน การบูรณาการที่ดีช่วยให้ข้อมูลต่างๆ ไหลลื่นและไม่มีปัญหา

ตัวอย่าง: หากคุณใช้ระบบ PMS เช่น Opera PMS หรือ Comanche PMS, คุณต้องตรวจสอบว่าเครื่องมือจองห้องพักที่เลือกสามารถเชื่อมต่อกับระบบ PMS ของคุณได้อย่างราบรื่น หากมีปัญหาในการบูรณาการ อาจต้องขอความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุนของผู้ให้บริการ

6. การติดตามผลและการปรับปรุง

รายละเอียด: ติดตามผลการใช้งานเครื่องมือจองห้องพักอย่างต่อเนื่อง รวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานและลูกค้าเพื่อนำมาปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้น การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่าง: หากพบว่าลูกค้าร้องเรียนเกี่ยวกับความยุ่งยากในการทำการจองผ่านมือถือ อาจต้องทำการปรับปรุงระบบให้ใช้งานได้ดียิ่งขึ้นบนอุปกรณ์มือถือ เช่น ปรับปรุงอินเทอร์เฟซให้เหมาะสมกับหน้าจอขนาดเล็ก หรือเพิ่มฟีเจอร์การแจ้งเตือนการจองผ่านมือถือ

บทสรุป การเลือกเครื่องมือจองห้องพักที่เหมาะสมและการใช้งานที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการการจองห้องพักในโรงแรมได้อย่างมีนัยสำคัญ