การทำงานในโลกนี้เปลี่ยนไป เมื่อโลกของเรามี Cloud Server การทำงาน การใช้โปรแกรมต่างๆ ได้ถูกย้ายไปบนระบบ Cloud ทำให้ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ สามารถควบคุม รวมถึงข้อมูลต่างๆได้ง่ายและสะดวก โดยเฉพาะ License ของโปรแกรมที่สามารถจัดเก็บได้เกือบ 100%Google Workspace เป็นชุดเครื่องมือการทำงานแบบคลาวด์ที่ออกแบบโดย Google เพื่อช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย ประกอบด้วยแอปพลิเคชันต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Google Meet
- Google Calendar
แทบพูดได้ว่า Google Workspace มีรวมทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานในที่เดียว Google Workspace เป็นวิวัฒนาการจาก G Suite ซึ่งเปลี่ยนชื่อและปรับปรุงคุณสมบัติต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับการทำงานในยุคดิจิทัล
ประโยชน์ของ Google Workspace
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้สามารถแก้ไขและดูเอกสารพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- การเข้าถึงจากทุกที่ทุกเวลา ทุกข้อมูลและแอปพลิเคชันถูกเก็บไว้ในคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต
- ความปลอดภัยและการจัดการ Google Workspace มีระบบรักษาความปลอดภัยสูง พร้อมเครื่องมือในการจัดการผู้ใช้และการตั้งค่าความปลอดภัย
- การรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่น Google Workspace สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่น ๆ ทั้งจาก Google เองและจากผู้พัฒนาอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
วิธีการนำ Google Workspace ไปใช้
- เริ่มต้นด้วย สมัครสมาชิกเริ่มจากการสมัครบัญชี Google Workspace โดยเลือกแผนที่เหมาะสมกับขนาดและความต้องการขององค์กร
- ตั้งค่าผู้ใช้และโดเมน จัดการผู้ใช้และตั้งค่าโดเมนองค์กรให้พร้อมใช้งาน
- ตามาด้วย ฝึกอบรมและแนะนำ ให้พนักงานเรียนรู้วิธีการใช้งานแอปพลิเคชันต่าง ๆ ใน Google Workspace เช่น การใช้ Google Drive ในการเก็บเอกสาร หรือ Google Meet สำหรับการประชุมออนไลน์
- รวมการทำงาน เริ่มต้นการทำงานด้วยการใช้เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน เช่น การสร้างและแชร์เอกสารใน Google Docs หรือการจัดการโปรเจกต์ใน Google Sheets
- ท้ายสุด ติดตามและปรับปรุง ใช้ Google Workspace เพื่อวิเคราะห์การทำงานของทีมและปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง
เปรียบเทียบ Google Workspace กับ Microsoft 365
Google Workspace และ Microsoft 365 เป็นสองชุดเครื่องมือการทำงานบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยมสูงสุด ทั้งสองมีจุดเด่นเฉพาะตัว และเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ นี่คือการเปรียบเทียบระหว่างสองแพลตฟอร์มนี้
1. แอปพลิเคชัน
- Google Workspace ประกอบด้วย Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, และ Google Calendar ซึ่งทั้งหมดเป็นเว็บเบสและเน้นการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
- Microsoft 365 ประกอบด้วย Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Teams, และ SharePoint ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้งแบบออนไลน์และแบบออฟไลน์ผ่านแอปพลิเคชันบนเครื่อง
2. การทำงานร่วมกัน
- Google Workspace โดดเด่นในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้ใน Google Docs, Sheets และ Slides โดยไม่มีการซ้อนทับกัน
- Microsoft 365 แม้จะมีการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ใน Word, Excel และ PowerPoint แต่ยังคงมีข้อจำกัดบางประการเมื่อเทียบกับ Google Workspace โดยเฉพาะในแง่ของการใช้งานในเว็บเบส
3. การเข้าถึงและใช้งาน
- Google Workspace ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์เป็นหลัก ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่และทุกอุปกรณ์
- Microsoft 365 รองรับการใช้งานทั้งแบบออนไลน์และแบบออฟไลน์ โดยมีแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปที่สมบูรณ์แบบสำหรับการใช้งานในขณะที่ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
4. พื้นที่เก็บข้อมูล
- Google Workspace แผนมาตรฐานให้พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB ต่อผู้ใช้ และแผนระดับสูงสุดมีพื้นที่เก็บข้อมูลแบบไม่จำกัด (ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ในองค์กร)
- Microsoft 365 มอบพื้นที่เก็บข้อมูล 1TB ต่อผู้ใช้ใน OneDrive ซึ่งเพียงพอสำหรับการใช้งานส่วนใหญ่
5. ความปลอดภัยและการจัดการ
- Google Workspace มีระบบความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน (2FA) และเครื่องมือจัดการผู้ใช้และโดเมนที่ใช้งานง่าย
- Microsoft 365 มีความปลอดภัยสูงเช่นกัน โดยมีฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง เช่น Microsoft Defender และการจัดการการเข้าถึงข้อมูลในองค์กรได้อย่างละเอียด
6. ราคา
- Google Workspace มักจะมีราคาที่ต่ำกว่า Microsoft 365 ในระดับแผนเบื้องต้น แต่แผนระดับสูงสุดอาจมีราคาที่ใกล้เคียงกัน
- Microsoft 365 มีแผนราคาหลายระดับที่ครอบคลุมความต้องการต่าง ๆ ขององค์กร โดยแผนระดับสูงสุดมักจะมีฟีเจอร์ครบครันมากกว่า
7. ความเข้ากันได้กับแอปอื่น ๆ
- Google Workspace เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันที่เป็นเว็บเบสและระบบที่ใช้งานบน Google
- Microsoft 365 เข้ากันได้ดีกับแอปพลิเคชันและระบบที่ใช้งานบน Windows และมีการสนับสนุนอย่างดีสำหรับการทำงานแบบผสมผสานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์
บทสรุป การเลือกใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 ขึ้นอยู่กับความต้องการและลักษณะการทำงานขององค์กร หากองค์กรต้องการระบบที่เน้นการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และใช้งานผ่านเว็บเป็นหลัก Google Workspace อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
แต่หากต้องการการผสมผสานระหว่างการทำงานออนไลน์และออฟไลน์ พร้อมกับแอปพลิเคชันที่มีฟังก์ชันการทำงานเต็มรูปแบบ Microsoft 365 จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
