ระบบบัญชีของธุรกิจโรงแรมเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยจัดการการเงินและรายงานทางการเงินให้มีความแม่นยำและประสิทธิภาพสูง ซึ่งรวมถึงการจัดการรายรับ รายจ่าย การชำระเงิน และการจัดการบัญชีต่าง ๆ ของโรงแรม ระบบบัญชีในธุรกิจโรงแรมมักจะมีความสัมพันธ์กับระบบอื่น ๆ
เพื่อให้ข้อมูลมีความสอดคล้องและถูกต้อง ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ระบบบัญชีของธุรกิจโรงแรมและความสัมพันธ์กันของแต่ละระบบ
Hotel Back Office System
1. General Ledger (GL) System
General Ledger (GL) คือระบบที่ใช้ในการบันทึกและจัดการบัญชีหลักของธุรกิจโรงแรม รวมถึงการบันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ระบบ GL จะรวบรวมข้อมูลจากระบบบัญชีย่อยต่าง ๆ เพื่อสร้างงบการเงินที่ครบถ้วน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด
2. Accounts Payable (AP) System
Accounts Payable (AP) คือระบบที่ใช้ในการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งรวมถึงการบันทึกและติดตามหนี้สินที่ต้องชำระให้กับผู้ขายสินค้าและบริการ ระบบ AP จะช่วยให้โรงแรมสามารถจัดการการชำระเงินให้กับผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. Inventory Management System / Purchasing System
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้โรงแรมสามารถติดตามและควบคุมสินค้าคงคลัง เช่น อาหาร เครื่องดื่ม สินค้าในร้านค้า ฯลฯ ระบบนี้จะเชื่อมต่อกับระบบบัญชีเพื่อบันทึกการซื้อสินค้าและการใช้สินค้าคงคลัง ทำให้สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้
4. Financial Reporting System
ระบบรายงานทางการเงินช่วยให้โรงแรมสามารถสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด ระบบนี้จะรวมข้อมูลจากระบบบัญชีและระบบอื่น ๆ เพื่อสร้างรายงานที่ครบถ้วนและถูกต้อง
5. Payroll System
ระบบการจัดการเงินเดือนช่วยให้โรงแรมสามารถคำนวณและจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างแม่นยำ ระบบนี้จะเชื่อมต่อกับระบบบัญชีเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการของพนักงาน
6. Accounts Receivable (AR) System
Accounts Receivable (AR) คือระบบที่ใช้ในการบันทึกและติดตามรายได้ที่ลูกค้าค้างชำระ โรงแรมสามารถใช้ระบบ AR เพื่อออกใบแจ้งหนี้ ติดตามการชำระเงิน และจัดการกับการชำระหนี้ที่ค้างอยู่ ระบบ AR ยังช่วยในการวิเคราะห์และรายงานสถานะของบัญชีลูกหนี้
PMS กับ ระบบ AR: ข้อมูลการจองห้องพักและการชำระเงินจาก PMS จะถูกส่งไปยังระบบ AR เพื่อบันทึกรายได้ที่ยังไม่ได้รับจากลูกค้า และออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่ค้างชำระ
7. Fixed Assets Management (FA) System
Fixed Assets Management (FA) คือระบบที่ใช้ในการจัดการและติดตามสินทรัพย์ถาวรของโรงแรม ระบบนี้จะช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ เช่น ราคาซื้อ วันที่ซื้อ อัตราค่าเสื่อมราคา และสถานะการใช้งานของสินทรัพย์ นอกจากนี้ยังช่วยในการคำนวณค่าเสื่อมราคาและสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ได้
Inventory Management กับ ระบบ FA: ข้อมูลการซื้อสินทรัพย์ถาวร เช่น เฟอร์นิเจอร์หรืออุปกรณ์ที่สำคัญจะถูกบันทึกในระบบ FA เพื่อการติดตามและจัดการ
การทำงานร่วมกันของ GL และ AP กับระบบอื่น ๆ
- PMS กับ ระบบ GL
ข้อมูลการจองห้องพักและการชำระเงินของลูกค้าโรงแรมจากระบบ PMS จะถูกส่งไปยังระบบ GL เพื่อบันทึกรายได้ในบัญชีหลัก - POS กับ ระบบ GL
ข้อมูลการขายสินค้าและบริการจาก POS (Point Of Sales) ห้องอาหารหรือร้านค้า จะถูกส่งไปยังระบบ GL เพื่อบันทึกรายรับในบัญชีหลัก - Inventory Management กับ ระบบ AP/GL
ข้อมูลการซื้อสินค้าคงคลังจะถูกส่งไปยังระบบ AP เพื่อบันทึกหนี้สินและจากนั้นส่งต่อไปยังระบบ GL เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในบัญชีหลัก - Payroll System กับ ระบบ AP/GL
ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนของพนักงานโรงแรม จะถูกส่งไปยังระบบ AP เพื่อบันทึกหนี้สินและจากนั้นส่งต่อไปยังระบบ GL เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในบัญชีหลัก - Financial Reporting กับ ระบบ GL
ข้อมูลทางการเงินจากระบบ GL จะถูกรวมเข้ากับข้อมูลจากระบบอื่น ๆ เพื่อสร้างรายงานทางการเงินที่ครบถ้วนและถูกต้อง
ระบบ Back Office ที่นิยมในประเทศไทย
- SUN Accouting System (GL / AP)
- Comanche Back Office (GL/AP/Inventory Purchasing)
- Carmen (GL/AP/Inventory)
- Material Control - MC (Inventory/Purchasing)
- MBTech (Fixed Assets)
- Eagle (Human Resource / Payroll)
- Orisoft (Human Resource / Payroll)
