ระบบหลักของธุรกิจโรงแรม

ระบบจัดการทรัพย์สินโรงแรม (Property Management System หรือ PMS) เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการจัดการการดำเนินงานของโรงแรม ช่วยให้การจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การคิดค่าใช้จ่าย และการรายงานข้อมูลต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 

ระบบ PMS ยังช่วยในการจัดเก็บข้อมูลแขก การเชื่อมต่อกับระบบการจองออนไลน์ (OTA) และระบบ POS ของร้านอาหารและบาร์ในโรงแรม การใช้งานระบบ PMS ที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ปรับปรุงประสบการณ์แขก และสนับสนุนการตัดสินใจด้วยข้อมูลที่แม่นยำ

คุณทราบหรือไม่ว่า ระบบ PMS เป็นระบบหลัก หรือหัวใจของระบบซอฟต์แวร์โรงแรม ที่ต้องมีเป็นอันดับแรก สืบเนื่องจาก ระบบอื่นๆ ถ้ามีการเลือกใช้งาน อาจจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับระบบ PMS นี้

ฟังก์ชันหลักของระบบ PMS

1. การสำรองห้องพัก (Reservation Management)

• จัดการการจองห้องพัก ทั้งจองล่วงหน้าและจองทันที
• ตรวจสอบสถานะการจองห้องพักได้แบบเรียลไทม์
• จัดการการอัพเกรดห้องพักและคำขอพิเศษจากแขก

2. การเช็คอินและเช็คเอาท์ (Check-in and Check-out)

• ระบบเช็คอินและเช็คเอาท์ที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• การจัดการการมอบกุญแจห้องพักและการเก็บกุญแจคืน

3. การจัดการข้อมูลแขก (Guest Management)

• จัดเก็บข้อมูลแขกที่พัก รวมถึงประวัติการเข้าพักและความชอบส่วนตัว
• ส่งข้อความต้อนรับและแจ้งเตือนต่าง ๆ ให้กับแขก

4. การคิดค่าใช้จ่าย (Billing and Invoicing)

• การสร้างใบแจ้งหนี้และการติดตามการชำระเงิน
• การบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น มินิบาร์ การซักรีด และบริการอื่น ๆ
• คิดค่าใช้จ่าย และเก็บเงิน (Cashiering) 

5. การรายงานและการวิเคราะห์ (Reporting and Analytics)

• สร้างรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานการขาย รายงานการเข้าพัก และรายงานการเงิน
• การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจ

6. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Account Receivable)

• ระบบ PMS ส่วนใหญ่จะรวมระบบบัญชีลูกหนี้ เข้ามาด้วย 
• ระบบที่ใช้บริการจัดการลูกหนี้โรงแรม
• รองรับการออกใบแจ้งหนี้ หรือ Statement 
• มีระบบรายงานบัญชีลูกหนี้ / Aging  

ประโยชน์ของระบบ PMS

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ลดความซับซ้อนในการจัดการงานประจำวันและเพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการ
• ปรับปรุงประสบการณ์แขก: ทำให้แขกรู้สึกพอใจและได้รับการบริการที่ดีขึ้นด้วยข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง
• การจัดการทรัพยากรที่ดีขึ้น: ช่วยในการวางแผนและการจัดการห้องพักให้มีประสิทธิภาพ
• การวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีขึ้น: ช่วยให้ผู้บริหารสามารถทำการตัดสินใจที่มีข้อมูลสนับสนุนได้

ตัวอย่างระบบ PMS ยอดนิยม

Opera PMS

• ระบบที่ได้รับความนิยมในโรงแรมขนาดใหญ่และเครือโรงแรม
• ฟังก์ชันการทำงานครบถ้วนและการเชื่อมต่อที่หลากหลาย

Shiji Enterprise Platform (ระบบใหม่)

• ระบบ PMS ที่ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันการทำงานหลากหลาย 
• คล้ายระบบ Opera Cloud PMS 
• รองรับการเชื่อมต่อกับ OTA หลายแห่ง

Comanche PMS

• พัฒนาโดยคนไทย รองรับการ Support โดยคนไทย
• ระบบ PMS สำหรับโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
• รองรับการทำงานทั่งระบบ Front / Back Office

การเลือกใช้ระบบ PMS ที่เหมาะสมกับโรงแรมของคุณสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและปรับปรุงประสบการณ์ของแขกได้อย่างมาก ควรพิจารณาคุณสมบัติและฟังก์ชันที่ตอบโจทย์ความต้องการของโรงแรมของคุณเป็นหลัก