การบริหารจัดการโรงแรมในยุคปัจจุบันมีความท้าทายมากขึ้น เนื่องจากการเติบโต ของอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว และความต้องการที่เพิ่มขึ้นจากลูกค้า เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ดีที่สุด การใช้ระบบ Property Management System (PMS) จึงเป็นสิ่งสำคัญ ระบบ PMS ช่วยให้การจัดการการจองห้องพัก การเช็คอิน/เช็คเอาท์ การดูแลลูกค้า และการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ในโรงแรมเป็นไปอย่างราบรื่น
ในยุคดิจิทัล การเลือกใช้ ระบบ PMS แบบ Cloud กลายเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อควรระวังที่ผู้บริหารโรงแรมต้องพิจารณา
บทความนี้จะนำเสนอความสำคัญของระบบ PMS แบบ Cloud รวมถึงข้อดีและข้อเสีย เพื่อให้คุณได้มีข้อมูลที่ครบถ้วนในการตัดสินใจเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมสำหรับโรงแรมของคุณ นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างระบบ Cloud PMS ที่เป็นที่นิยมในอุตสาหกรรมโรงแรม เพื่อช่วยให้คุณสามารถเลือกใช้ระบบที่ตรงกับความต้องการและงบประมาณของโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อดีของระบบ Cloud PMS
- การเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่: ระบบ Cloud ทำให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลโรงแรมของคุณได้จากทุกที่และทุกเวลา ผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่ตั้งของโรงแรมเท่านั้น
- การอัปเดตและการบำรุงรักษา: ระบบ Cloud ช่วยให้การอัปเดตซอฟต์แวร์และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปอย่างต่อเนื่องและไม่ขัดจังหวะการทำงานของโรงแรม เนื่องจากผู้ให้บริการ Cloud จะดูแลเรื่องนี้ให้
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ระบบ Cloud ส่วนใหญ่มีมาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวด และมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล
- การประหยัดค่าใช้จ่าย: การใช้ระบบ Cloud ช่วยลดต้นทุนในการซื้อและบำรุงรักษาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และไม่ต้องมีทีมงาน IT ที่เชี่ยวชาญเฉพาะทางในโรงแรม
- การปรับตัวและขยายตัวได้ง่าย: ระบบ Cloud สามารถปรับตัวและขยายตัวตามความต้องการของโรงแรมได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มห้องพักหรือเพิ่มฟีเจอร์การทำงานใหม่ ๆ
ข้อเสียของระบบ Cloud PMS
- ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล
การเก็บข้อมูลบน Cloud ทำให้ข้อมูลต้องส่งผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งมีความเสี่ยงที่จะถูกโจมตีหรือถูกแฮ็กได้ หากผู้ให้บริการ Cloud ไม่มีมาตรการความปลอดภัยที่เพียงพอ - ความไม่เสถียรของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
หากโรงแรมมีปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่เสถียรหรือความเร็วต่ำ การใช้งานระบบ PMS บน Cloud อาจไม่สามารถทำงานได้ตามปกติ และอาจทำให้การดำเนินงานของโรงแรมหยุดชะงัก - ค่าบริการรายเดือน
ระบบ Cloud มักมีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ซึ่งอาจเป็นภาระค่าใช้จ่ายในระยะยาว แตกต่างจากระบบที่ติดตั้งในสถานที่ที่มีค่าใช้จ่ายครั้งเดียว - การควบคุมการจัดการข้อมูล
การเก็บข้อมูลบน Cloud หมายความว่าคุณต้องพึ่งพาผู้ให้บริการในการจัดการและควบคุมข้อมูล ซึ่งอาจเป็นปัญหาในกรณีที่ต้องการการควบคุมข้อมูลอย่างเข้มงวด - การพึ่งพาผู้ให้บริการ
การใช้ระบบ Cloud ทำให้คุณต้องพึ่งพาผู้ให้บริการในการดูแลและบำรุงรักษาระบบ หากผู้ให้บริการมีปัญหาหรือหยุดให้บริการ อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของโรงแรม - ข้อจำกัดในการปรับแต่ง
บางครั้งระบบ Cloud อาจมีข้อจำกัดในการปรับแต่งหรือปรับเปลี่ยนตามความต้องการเฉพาะของโรงแรม เนื่องจากต้องปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อกำหนดของผู้ให้บริการ
ตัวอย่างระบบ Cloud PMS
- Opera Cloud PMS: เป็นระบบที่ได้รับความนิยมจาก Oracle ซึ่งเหมาะสำหรับโรงแรมทุกขนาด มีฟีเจอร์ครบถ้วนทั้งการจัดการห้องพัก การจอง การเช็คอิน/เช็คเอาท์ และการรายงานข้อมูล
- Shiji Enterprise Platfom: เป็นระบบ PMS ที่ออกแบบมาเพื่อโรงแรมขนาดทุกขนาด มีฟีเจอร์ครบครันทั้งการจอง การจัดการห้องพัก และระบบการชำระเงิน รวมทั้งแจ้งปัญหา ระบบติดตาม
- Cloudbeds: เป็นระบบที่เหมาะสำหรับโรงแรม โฮสเทล และที่พักขนาดเล็ก มีการเชื่อมต่อกับ OTA (Online Travel Agencies) หลายราย ช่วยให้การจัดการการจองและการตลาดเป็นไปอย่างราบรื่น
- Mews: เป็นระบบ PMS ที่ออกแบบมาเพื่อโรงแรมที่ต้องการระบบที่ใช้งานง่ายและทันสมัย มีฟีเจอร์หลากหลายรวมถึงการจัดการห้องพัก การจอง และการรายงานข้อมูล
- Hotelogix: เป็นระบบ PMS ที่เหมาะสำหรับโรงแรมขนาดกลางและใหญ่ มีฟีเจอร์หลากหลายทั้งการจัดการห้องพัก การจอง และการรายงานข้อมูล สามารถเชื่อมต่อกับ OTA หลายรายได้
- Little Hotelier: เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อโรงแรมขนาดเล็ก มีฟีเจอร์ครบครันทั้งการจอง การจัดการห้องพัก และการรวมการชำระเงิน
- WebRezPro: เป็นระบบ PMS ที่มีฟีเจอร์หลากหลายและเหมาะสำหรับโรงแรมทุกขนาด มีการเชื่อมต่อกับ OTA และเครื่องมือการตลาดออนไลน์อื่น ๆ
