Archive อีกหนึ่งวิธีในการสำรองข้อมูล
โดยปกติโฟลเดอร์ทีเราใช้เก็บเมลปัจจุบัน จะใช้ชื่อว่า Personal Folders ซึ่งจะเก็บเมลประเภทต่างๆไว้ วันหนึ่งโฟลเดอร์นี้อาจเต็มและไม่สามารถรับเมล์ใหม่ได้ ดังนั้น โปรแกรม Microsoft Outlook 2007 เองจึ่งมีการสร้างคำสั่ง Archive ใช้สำหรับสำรองข้อมูล และย้ายข้อมูลจากโฟลเดอร์การใช้งานปัจจุบัน มาสร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อ Archive แบบอัตโนมัติ ซึ่งโฟลเดอร์ Archive จะอยู่ด้านล่างหน้าโฟลเดอร์ปัจจุบัน การย้ายโฟลเดอร์นี้ เราสามารถเลือกย้ายโฟลเดอร์ต่างๆได้ตามต้องการ
วิธีสำรองข้อมูลหรือย้ายข้อมูลด้วย Archive
- คลิกเมนู File
- คลิกคำสั่ง Archive
- เลือก Archive this folder and all subfolders
- คลิกเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ เช่น Inbox, Calendar, Contacts เป็นต้น
- ในช่อง "Archive items older than วันที่" ให้เลือกวันที่ที่ต้องการ (เลือกสำรองข้อมูลที่เก่ากว่าวันที่ที่ต้องการ)
- คลิกปุ่ม OK เพื่อเริ่มต้นการทำ Archive
- รอจนกระทั่งมีการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น
ระหว่างการย้ายข้อมูลด้วยวิธี Archive นี้เราจะไม่สามารถทำการใดๆ ได้ และเวลาที่ใช้ในการทำ Archive นี้ จะนานหรือไม่ ขึ้นกับจำนวนเมลที่เราทำการย้ายข้อมูลออกไป